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E-Mail / Outlook / Kontakte / Import von Excel

Kurzbeschreibung: Erhält man eine Excel-Tabelle (.xlsx) mit Kontaktinformationen und möchte diese in Outlook 2013 oder neuer importieren, gelingt dies in vier Schritten: Excel-Tabelle als CSV speichern, CSV-Datei anpassen, Kontakt-Import starten und die Excel-Spalten den Outlook-Feldern zuweisen.

Für wen relevant?

  • Alle Outlook-Nutzer (Outlook 2013 und neuer), die eine bestehende Excel-Kontaktliste in ihre Outlook-Kontakte importieren möchten.

Überblick über die vier Schritte

  1. Excel-Tabelle als .csv speichern
  2. CSV-Datei anpassen
  3. Kontakt-Import starten
  4. Excel-Spalten den Outlook-Feldern zuweisen

Schritt 1: Datei als .csv speichern

  1. Excel-Datei öffnen.
  2. Datei → Speichern unter auswählen.
  3. Dateinamen vergeben.
  4. Dateityp „CSV (Trennzeichen getrennt)" wählen.

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  1. Speichern anklicken.
  2. Datei schließen.

Schritt 2: Anpassen der CSV-Datei (Semikolon → Komma)

  1. Ordner mit der erstellten CSV-Datei im Explorer öffnen.
  2. CSV-Datei über die rechte Maustaste mit dem Editor öffnen.

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  1. Mittels STRG+A alles markieren.
  2. Mittels STRG+H die Ersetzen-Funktion öffnen.
  3. In „Suchen nach" das Semikolon eintragen.
  4. In „Ersetzen durch" das Komma eintragen.
  5. Mit „Alles ersetzen" alle Semikola durch Kommas ersetzen.

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  1. Mittels STRG+S die geänderte Datei speichern und schließen.

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Hinweis Dieser Schritt ist notwendig, damit die CSV-Datei später korrekt mit Komma als Trennzeichen von Outlook eingelesen wird.

Schritt 3: Kontakt-Import starten

  1. Outlook öffnen und links oben Datei auswählen.

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  1. „Öffnen und Exportieren" auswählen.

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  1. „Importieren/Exportieren" auswählen.

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  1. „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" auswählen.

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  1. „Durch Trennzeichen getrennte Werte" auswählen.

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  1. Über „Durchsuchen" die passende CSV-Datei auswählen.

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  1. Unter „Optionen" die passende Behandlung von Duplikaten wählen.

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  1. Den gewünschten Kontaktordner auswählen, falls dieser nicht standardmäßig bereits ausgewählt ist (z. B. bei mehreren Postfächern).

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Achtung Noch NICHT auf „Fertig stellen" klicken – zuerst muss die Feldzuordnung in Outlook erfolgen (siehe Schritt 4).

Schritt 4: Excel-Spalten den Outlook-Feldern zuweisen

  1. „Benutzerdefinierte Feldzuordnung" auswählen.

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  1. Unter „Von" sieht man die Spalten aus der zu importierenden CSV-Datei.
  2. Unter „Zu" sieht man die standardmäßigen Outlook-Felder.
  3. Nun zieht man die Quelle (z. B. GP-Name) auf das Ziel (z. B. Firma), PLZ zu Postleitzahl geschäftlich (dafür vorher Adresse geschäftlich aufklappen) usw. und sieht anschließend unter „Zugeordnet" die passende Quelle-Ziel-Zuordnung.

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  1. Nach Bestätigen der Zuordnung mit „OK" den Import über „Fertig stellen" abschließen.

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  1. Es folgt der Import-Vorgang.

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  1. Ist der Vorgang erfolgreich durchgelaufen, finden sich die importierten Kontakte in Outlook am gewünschten Ort.

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Tipp Bei größeren oder wiederkehrenden Importen lohnt es sich, die einmal vorgenommene Feldzuordnung (Schritt 4) für ähnlich aufgebaute Excel-Listen zu dokumentieren, um künftige Importe schneller durchführen zu können.

Kurze Checkliste

  • Excel-Tabelle als CSV (Trennzeichen getrennt) gespeichert?
  • Semikola in der CSV-Datei durch Kommas ersetzt und gespeichert?
  • Import über Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren gestartet?
  • Passende Duplikat-Behandlung und Zielordner gewählt?
  • Vor „Fertig stellen" die benutzerdefinierte Feldzuordnung vorgenommen?
  • Import erfolgreich durchgelaufen, Kontakte in Outlook sichtbar?

FAQ – kurz & knapp

  • Für welche Outlook-Versionen gilt diese Anleitung?
    • Outlook 2013 und neuer.
  • Warum muss ich Semikola durch Kommas ersetzen?
    • Outlook erwartet beim CSV-Import in der Regel das Komma als Trennzeichen; ohne Anpassung wird die Datei ggf. nicht korrekt eingelesen.
  • Was passiert, wenn ich vor der Feldzuordnung auf „Fertig stellen" klicke?
    • Dann werden die Excel-Spalten nicht korrekt den Outlook-Feldern zugeordnet und der Import liefert unvollständige oder falsch einsortierte Kontaktdaten. Die Feldzuordnung sollte daher zwingend vor „Fertig stellen" erfolgen.

Erstellt und erweitert auf Basis der Microsoft-Quelle: Import contacts from an Excel spreadsheet to Outlook

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