# E-Mail-Sicherheit / HornetSecurity / E-Mail-Archivierung

**Kurzbeschreibung:** Die in HornetSecurity enthaltene E-Mail-Archivierung (lizenzabhängig) bedarf keiner umfangreichen Konfiguration und Anpassung. Sie funktioniert „out-of-the-box" und stellt die revisionssichere Archivierung sicher. Dieser Artikel zeigt, wie man sich im UserPanel einloggt und die Archivierung anpasst oder archivierte Mails findet.

#### Für wen relevant?

- Alle Nutzer, deren Postfach über HornetSecurity revisionssicher archiviert wird und die archivierte E-Mails suchen oder einzelne E-Mails als „privat" markieren möchten.

#### Kurze Erklärung – Was ist bei der Archivierung wichtig?

- Aus rechtlichen Gründen kann es notwendig sein, bestimmte E-Mails von der Sichtbarkeit durch Dritte (z. B. Revisoren/Auditoren) in der Archivierung auszunehmen. Dies erfolgt in HornetSecurity einfach über die nachträgliche Markierung als **„privat"**.
- Die Aufbewahrungszeit für die E-Mail-Archivierung beträgt im Standard voreingestellt **10 Jahre**. E-Mails, die älter als 10 Jahre sind, werden automatisch vom System gelöscht – ein manueller Eingriff ist nicht nötig.

**Hinweis** Eine offizielle und umfangreiche Anleitung findet sich in der [Anleitung zum UserPanel](https://cp.hornetsecurity.com/manual/de/partner/user_panel/c_about_user_panel.html) von HornetSecurity sowie in der [detaillierten Anleitung zur Nutzung des Archivs](https://support.hornetsecurity.com/hc/de/articles/24046643208977-Nutzung-des-Archivs) in der KnowledgeBase von HornetSecurity.

#### Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Login zum UserPanel für Benutzer unter [https://cp.hornetsecurity.com/user\_dashboard](https://cp.hornetsecurity.com/user_dashboard). Die Anmeldung erfolgt über die E-Mail-Adresse, das Passwort und die Multi-Faktor-Authentifizierung von Microsoft 365.
2. Das UserPanel wird geöffnet.

> [![image.png](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/N0RLrpRNG9nlzl4Q-image.png)](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/N0RLrpRNG9nlzl4Q-image.png)

3. **E-Mail-Livetracking** wird geöffnet und zeigt alle E-Mails, abhängig vom ausgewählten Zeitfenster rechts oben.

> [![image.png](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/nruKdFaDBi7e5ZyY-image.png)](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/nruKdFaDBi7e5ZyY-image.png)

4. Über die Suchfunktion kann eine gewünschte E-Mail gesucht werden, wobei eine Vielzahl von Auswahlfiltern zur Verfügung steht (im Beispiel: Suche nach „Extern" im „Betreff").

> [![image.png](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/QBohqZGhrRhwxxT4-image.png)](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/QBohqZGhrRhwxxT4-image.png)

**Hinweis** Der Suchtext muss immer mindestens 3 Zeichen enthalten.

5. Benutzer dürfen E-Mails als „privat" markieren, damit diese nicht durch Auditoren/Revisoren eingesehen werden können – dies ist z. B. bei Bewerbungsschreiben relevant. Dazu klickt man links oben auf das E-Mail-Menü, wählt die entsprechende E-Mail aus und klickt auf **„Als privat markieren"**.

> [![image.png](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/cBuBSTTKng7z9bvU-image.png)](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/cBuBSTTKng7z9bvU-image.png)

**Achtung** Um diese Funktion nutzen zu können, ist es notwendig, dass der Administrator die Funktion zuvor freigeschaltet hat.

> [![image.png](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/TzMWEynNSoTEdfkH-image.png)](https://hilfe.branchx.de/uploads/images/gallery/2026-07/TzMWEynNSoTEdfkH-image.png)

#### Kurze Checkliste

- Login im UserPanel über https://cp.hornetsecurity.com/user\_dashboard mit M365-Zugangsdaten und MFA erfolgreich?
- Gewünschte E-Mail über das E-Mail-Livetracking bzw. die Suchfunktion (mind. 3 Zeichen) gefunden?
- Bei Bedarf: E-Mail über das E-Mail-Menü als „privat" markiert?
- Freischaltung der „Privat"-Funktion durch den Administrator sichergestellt, falls diese fehlt?

#### FAQ – kurz & knapp

- Wie lange werden meine E-Mails archiviert? 
    - Im Standard 10 Jahre; ältere E-Mails werden automatisch und ohne manuellen Eingriff gelöscht.
- Wer kann archivierte E-Mails einsehen? 
    - Grundsätzlich können Auditoren/Revisoren auf archivierte E-Mails zugreifen, sofern diese nicht als „privat" markiert wurden.
- Warum finde ich die Funktion „Als privat markieren" nicht? 
    - Diese Funktion muss zunächst vom Administrator freigeschaltet werden.
- Wie melde ich mich im UserPanel an? 
    - Über https://cp.hornetsecurity.com/user\_dashboard mit der E-Mail-Adresse, dem Passwort und der Multi-Faktor-Authentifizierung Ihres Microsoft-365-Kontos.

**Fußzeile** Bei der Erstellung von BranchXStack-Inhalten kann auch KI zum Einsatz kommen. Alle Inhalte werden jedoch redaktionell von Menschen geprüft und bei Bedarf überarbeitet.

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