E-Mail

E-Mail als Anlage - Übermittlung von E-Mails an das Supportsystem

Kurzbeschreibung: Das Übermitteln von E-Mails zur Überprüfung, z. B. auf Schadsoftware oder Formatierungsprobleme, ist ein häufiger Vorgang. Ein einfaches Weiterleiten reicht dafür nicht aus – die Original-E-Mail muss stattdessen unverfälscht als Anlage übermittelt werden.

Für wen relevant?

Kurze Erklärung – Warum nicht einfach weiterleiten?

Hinweis Diese Beschreibung bezieht sich auf Microsoft Outlook. Bei anderen E-Mail-Clients bitte deren Handbuch bzw. Funktionen nutzen, um eine unverfälschte Übermittlung sicherzustellen.

Möglichkeit 1: Per Drag & Drop

Empfehlenswert, wenn Sie den Betreff frei formulieren möchten, bevor die Original-Mail angehängt wird, oder wenn Sie mehrere E-Mails gesammelt in einer Nachricht übermitteln wollen.

  1. Erstellen Sie eine leere E-Mail an unser Supportsystem.
  2. Erstellen Sie einen eindeutigen Betreff, bevorzugt nach folgendem Schema:
    • Firma Musterhaus / Herr Mustermann / PC04 / E-Mail-Eingang / vermutete Schadsoftware
  3. Kopieren Sie die zu übermittelnde E-Mail per Drag & Drop aus Ihrem Posteingang in die neu erstellte E-Mail an uns. Sie wird dadurch als Anlage angefügt.
  4. Fügen Sie eine umfassende Beschreibung mit allen relevanten Informationen als E-Mail-Inhalt bei.
  5. Senden Sie die E-Mail ab.

Möglichkeit 2: Über "Als Anlage weiterleiten"

Empfehlenswert für den schnellsten Weg im Alltag, da der Anhang automatisch erfolgt und Sie sich nur noch um Betreff und Beschreibung kümmern müssen.

  1. Markieren Sie die zu übermittelnde E-Mail in Ihrem Posteingang durch einfaches Anklicken.
  2. Wählen Sie in Ihrem Menü den Punkt „Als Anlage weiterleiten" aus.

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  1. Es öffnet sich automatisch eine neue E-Mail, die zu übermittelnde E-Mail ist bereits als Anlage angefügt.
  2. Erstellen Sie einen eindeutigen Betreff, bevorzugt nach folgendem Schema:
    • Firma Musterhaus / Herr Mustermann / PC04 / E-Mail-Eingang / vermutete Schadsoftware
  3. Fügen Sie eine umfassende Beschreibung mit allen relevanten Informationen als E-Mail-Inhalt bei.
  4. Senden Sie die E-Mail ab.

Tipp Ein eindeutiger, einheitlich aufgebauter Betreff (Firma / Ansprechpartner / Gerät / Thema / Vermutung) hilft dem Support-Team, die Anfrage schneller zuzuordnen und zu bearbeiten.

Kurze Checkliste

FAQ – kurz & knapp

Fußzeile Bei der Erstellung von BranchXStack-Inhalten kann auch KI zum Einsatz kommen. Alle Inhalte werden jedoch redaktionell von Menschen geprüft und bei Bedarf überarbeitet.

Short🔗: https://csg.gmbh/faq-e-mail-als-anlage

E-Mail - kein Maileingang/-ausgang / Outlook im Offlinemodus

Kurzbeschreibung: Wenn in Outlook keine E-Mails mehr ein- oder ausgehen, kann unter Umständen der versehentlich aktivierte Offlinemodus die Ursache sein. Dieser lässt sich mit wenigen Klicks wieder deaktivieren.

Für wen relevant?

Kurze Erklärung – Woran erkenne ich den Offlinemodus?

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Hinweis Die genaue Bezeichnung und Darstellung in der Statusleiste kann je nach Outlook-Version leicht variieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Offlinemodus deaktivieren

  1. Wechseln Sie im oberen Menüband von Microsoft Outlook auf den Reiter Ansicht.
  2. Suchen Sie im Bereich Einstellungen die Schaltfläche „Offline arbeiten".
  3. Klicken Sie auf „Offline arbeiten", um den Offlinemodus zu deaktivieren.

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  1. Prüfen Sie in der Statusleiste unten, ob die Meldung „Offlinemodus"/„Getrennt" verschwunden ist und E-Mails wieder synchronisiert werden.

Tipp Sollte der Offlinemodus wiederholt ungewollt aktiviert sein, kann das auch auf einen instabilen Netzwerk-/Serverzugriff hindeuten – in diesem Fall zusätzlich die Internet-/Netzwerkverbindung prüfen.

Kurze Checkliste

FAQ – kurz & knapp

Fußzeile Bei der Erstellung von BranchXStack-Inhalten kann auch KI zum Einsatz kommen. Alle Inhalte werden jedoch redaktionell von Menschen geprüft und bei Bedarf überarbeitet.

Short🔗: https://csg.gmbh/faq-outlook-offlinemodus

E-Mail - Abwesenheitsnotiz und Weiterleitung mit M365 (O365) einrichten

Kurzbeschreibung: In Urlaubszeiten oder bei Krankheit möchten Mitarbeiter eingehende E-Mails oft an einen Vertreter weiterleiten und Absender über die Abwesenheit informieren. Mit Microsoft 365 (vormals Microsoft Office 365) lässt sich dies schnell und eigenständig vom Postfach-Benutzer einrichten, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen.

Für wen relevant?

Kurze Erklärung – Was kann ich selbst einrichten?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Melden Sie sich unter https://login.microsoftonline.com mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort des betreffenden Postfach-Benutzers an.
  2. Wählen Sie rechts oben das Zahnradsymbol aus.

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  1. Wählen Sie „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen" aus.

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  1. Richten Sie die „Automatische Antwort" ein, optional begrenzt auf einen bestimmten Zeitraum.

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  1. Richten Sie bei Bedarf zusätzlich die „Weiterleitung" von E-Mails an ein Vertreterpostfach ein.

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  1. Speichern Sie die Einstellungen – diese sind danach sofort wirksam.

Hinweis Automatische Antwort und Weiterleitung sind zwei unabhängige Funktionen und können einzeln oder gemeinsam aktiviert werden, je nachdem, ob nur informiert oder auch tatsächlich vertreten werden soll.

Tipp: Bei zeitlich begrenzter Abwesenheit empfiehlt sich die Eingrenzung der automatischen Antwort auf den bekannten Abwesenheitszeitraum, damit diese nicht versehentlich über das Ende des Urlaubs/der Krankheit hinaus aktiv bleibt.

Kurze Checkliste

FAQ – kurz & knapp

Fußzeile
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E-Mail / Outlook / Junk-E-Mail / Absender nie sperren

Kurzbeschreibung: Hin und wieder kann es vorkommen, dass ein E-Mail-Absender fälschlich in den Junk-E-Mail-Ordner von Outlook verschoben wird und man diesen von dort in den Posteingang zurückholen muss. Da die Spamfilterung stark von der Reputation des Absenders, dem E-Mail-Inhalt und weiteren technischen Faktoren abhängt, empfiehlt sich ein bewusster Umgang mit dem Junk-E-Mail-Ordner.

Für wen relevant?

Kurze Erklärung – Wie erkenne ich neue Junk-E-Mails?

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Behalten Sie den Junk-E-Mail-Ordner im Auge, damit keine berechtigten E-Mails „untergehen".
  2. Löschen Sie berechtigt als Spam/Junk erkannte E-Mails aus diesem Ordner umgehend, damit neue E-Mails sofort auffallen.
  3. Geben Sie unberechtigt darin verschobene E-Mails über die rechte Maustaste auf die entsprechende E-Mail frei und verschieben Sie diese somit in den Posteingang. Der Junk-E-Mail-Filter „lernt" auf diesem Weg, berechtigte von unberechtigten Junk-E-Mails zu unterscheiden.

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  1. Im daraufhin erscheinenden Abfragefenster wird empfohlen, den Haken „Nachricht von ... nie als Junk-E-Mail behandeln" NICHT zu setzen, da dadurch eingehende E-Mails dieses Absenders zukünftig nicht mehr auf schädlichen oder Spam-Inhalt geprüft werden.

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Achtung Wird eine E-Mail-Adresse missbräuchlich verwendet oder gefälscht, so gehen auch unerwünschte und ggf. gefährliche E-Mails dieses Absenders direkt im Posteingang ein und werden nicht mehr durch die Sicherheitsfunktionen des Junk-E-Mail-Ordners abgefangen, wenn der Haken gesetzt wurde.

Hinweis Der Haken kann bewusst gesetzt werden, wenn E-Mails eines bestimmten, vertrauenswürdigen Absenders dauerhaft ungeprüft im Posteingang landen sollen – das damit verbundene Risiko bei Missbrauch/Fälschung der Absenderadresse sollte dabei jedoch bekannt sein.

Tipp Zur zusätzlichen Absicherung gegen genau dieses Risiko (gefälschte Absenderadressen) empfehlen wir, gemeinsam mit dem eigenen IT-Dienstleister zu prüfen, ob SPF, DKIM und DMARC für die eigene(n) Domain(s) korrekt eingerichtet sind. Diese Mechanismen erschweren es Dritten erheblich, E-Mails im Namen der eigenen Domain zu fälschen.

Kurze Checkliste

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Short🔗: https://csg.gmbh/faq-junk-absender-nie-sperren

E-Mail / Outlook / zusätzliches Postfach einbinden

Kurzbeschreibung: Neben der Haupt-E-Mail-Adresse besteht im Regelfall auch der Bedarf, zusätzliche E-Mail-Adressen in Microsoft Outlook einzubinden und diese ergänzend zur primären E-Mail-Adresse nutzen zu können. Diese Anleitung zeigt, wie ein weiteres Postfach (hier Microsoft 365) zusätzlich zur primären E-Mail-Adresse eingebunden wird.

Für wen relevant?

Voraussetzung

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Microsoft Outlook starten.
  2. Menüpunkt Datei wählen.

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  1. Kontoeinstellungen aufrufen.

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  1. Kontoeinstellungen im Untermenü wählen.

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  1. Im Einstellungsfenster Kontoeinstellungen den Menüpunkt Neu wählen.

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  1. Die zusätzliche E-Mail-Adresse eintragen und auf Verbinden klicken.

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  1. Die sich öffnende Kennwortabfrage mit dem Kennwort zur E-Mail-Adresse ergänzen und auf Anmelden klicken.

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  1. Den Haken für die Verwaltung meines Gerätes entfernen und mit „Nein, nur bei dieser App anmelden" fortfahren.

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  1. Bei erfolgreicher Anmeldung wird diese angezeigt; mit „Vorgang abgeschlossen" den Dialog schließen.

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  1. Zum Abschluss das Einstellungsfenster Kontoeinstellungen schließen und Outlook beenden.
  2. Beim nächsten Start von Outlook ist kurzzeitig im Splash-Screen sowie in einem Informationsfenster zu sehen, dass das neue Postfach erstmalig eingebunden wird.

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  1. Das Postfach findet sich anschließend links in der Postfach-Auswahl und kann genutzt werden.

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Hinweis Bei Schritt 8 empfiehlt es sich, den Haken für die Geräteverwaltung zu entfernen und stattdessen „Nein, nur bei dieser App anmelden" zu wählen, damit ausschließlich Outlook Zugriff erhält und nicht das gesamte Gerät in die Verwaltung des zusätzlichen Kontos einbezogen wird.

Tipp Diese Vorgehensweise eignet sich sowohl für ein weiteres persönliches Postfach als auch für ein zusätzliches Funktions-/Teampostfach (z. B. info@ oder vertrieb@), sofern für dieses ein eigenes Passwort vorliegt.

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E-Mail / Outlook / Kontakte / Import von Excel

Kurzbeschreibung: Erhält man eine Excel-Tabelle (.xlsx) mit Kontaktinformationen und möchte diese in Outlook 2013 oder neuer importieren, gelingt dies in vier Schritten: Excel-Tabelle als CSV speichern, CSV-Datei anpassen, Kontakt-Import starten und die Excel-Spalten den Outlook-Feldern zuweisen.

Für wen relevant?

Überblick über die vier Schritte

  1. Excel-Tabelle als .csv speichern
  2. CSV-Datei anpassen
  3. Kontakt-Import starten
  4. Excel-Spalten den Outlook-Feldern zuweisen

Schritt 1: Datei als .csv speichern

  1. Excel-Datei öffnen.
  2. Datei → Speichern unter auswählen.
  3. Dateinamen vergeben.
  4. Dateityp „CSV (Trennzeichen getrennt)" wählen.

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  1. Speichern anklicken.
  2. Datei schließen.

Schritt 2: Anpassen der CSV-Datei (Semikolon → Komma)

  1. Ordner mit der erstellten CSV-Datei im Explorer öffnen.
  2. CSV-Datei über die rechte Maustaste mit dem Editor öffnen.

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  1. Mittels STRG+A alles markieren.
  2. Mittels STRG+H die Ersetzen-Funktion öffnen.
  3. In „Suchen nach" das Semikolon eintragen.
  4. In „Ersetzen durch" das Komma eintragen.
  5. Mit „Alles ersetzen" alle Semikola durch Kommas ersetzen.

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  1. Mittels STRG+S die geänderte Datei speichern und schließen.

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Hinweis Dieser Schritt ist notwendig, damit die CSV-Datei später korrekt mit Komma als Trennzeichen von Outlook eingelesen wird.

Schritt 3: Kontakt-Import starten

  1. Outlook öffnen und links oben Datei auswählen.

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  1. „Öffnen und Exportieren" auswählen.

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  1. „Importieren/Exportieren" auswählen.

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  1. „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" auswählen.

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  1. „Durch Trennzeichen getrennte Werte" auswählen.

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  1. Über „Durchsuchen" die passende CSV-Datei auswählen.

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  1. Unter „Optionen" die passende Behandlung von Duplikaten wählen.

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  1. Den gewünschten Kontaktordner auswählen, falls dieser nicht standardmäßig bereits ausgewählt ist (z. B. bei mehreren Postfächern).

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Achtung Noch NICHT auf „Fertig stellen" klicken – zuerst muss die Feldzuordnung in Outlook erfolgen (siehe Schritt 4).

Schritt 4: Excel-Spalten den Outlook-Feldern zuweisen

  1. „Benutzerdefinierte Feldzuordnung" auswählen.

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  1. Unter „Von" sieht man die Spalten aus der zu importierenden CSV-Datei.
  2. Unter „Zu" sieht man die standardmäßigen Outlook-Felder.
  3. Nun zieht man die Quelle (z. B. GP-Name) auf das Ziel (z. B. Firma), PLZ zu Postleitzahl geschäftlich (dafür vorher Adresse geschäftlich aufklappen) usw. und sieht anschließend unter „Zugeordnet" die passende Quelle-Ziel-Zuordnung.

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  1. Nach Bestätigen der Zuordnung mit „OK" den Import über „Fertig stellen" abschließen.

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  1. Es folgt der Import-Vorgang.

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  1. Ist der Vorgang erfolgreich durchgelaufen, finden sich die importierten Kontakte in Outlook am gewünschten Ort.

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Tipp Bei größeren oder wiederkehrenden Importen lohnt es sich, die einmal vorgenommene Feldzuordnung (Schritt 4) für ähnlich aufgebaute Excel-Listen zu dokumentieren, um künftige Importe schneller durchführen zu können.

Kurze Checkliste

FAQ – kurz & knapp

Erstellt und erweitert auf Basis der Microsoft-Quelle: Import contacts from an Excel spreadsheet to Outlook

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Short🔗: https://csg.gmbh/faq-outlook-kontakte-import-excel